Průvodce klientskými pracovními poznámkami
Klientské pracovní poznámky: co jsou a co nenahrazují
Klientské pracovní poznámky v e‑notýsku drží provozní souvislosti k jednotlivým setkáním na jednom místě. Zůstávají však pomocnou evidencí, proto je zásadní přesně vědět, čím jsou a čím nejsou.
1. Určete pomocný provozní účel
Do klientských pracovních poznámek zapisujte jen informace, které pro svůj konkrétní pracovní postup skutečně potřebujete. Vlastní struktura poznámek seskupí témata setkání, navazující kroky a provozní domluvu.
Samotný název pole ani připravená šablona neurčují, zda je záznam vhodný pro právní nebo profesní povinnost. To posuzuje poskytovatel podle své činnosti.
2. Povinnou dokumentaci veďte podle pravidel své činnosti
Pokud se na vaši profesi vztahuje povinnost vést zdravotnickou nebo jinou zákonem či profesními pravidly stanovenou dokumentaci, řešte ji odděleně v odpovídajícím systému a rozsahu.
e‑notýsek je provozní systém pro klienty, rezervace, faktury a pomocné klientské pracovní poznámky. Není ordinančním ani zdravotnickým informačním systémem.
3. Šablonu berte jako výchozí bod
Připravené sekce a pole upravte podle skutečné práce. Nepotřebná pole odstraňte a nepřebírejte cizí strukturu jen proto, že vypadá oborově.
Pravidelně ověřujte, zda poznámky zůstávají srozumitelné, přiměřené a omezené na to, co pro svůj účel potřebujete.
- jasně pojmenovaný účel každé skupiny údajů
- jen pole, která při své práci skutečně používáte
- pravidelná kontrola starých a nepotřebných informací
4. Informování oddělte od dobrovolného souhlasu
Předání informací o zpracování osobních údajů není totéž jako souhlas. Pokud souhlas s citlivými údaji používáte, musí být individuální, dobrovolný a oddělený.
Vhodný právní základ, rozsah údajů a dobu uchování musí poskytovatel posoudit podle své konkrétní činnosti. Samotné použití aplikace nezaručuje soulad s GDPR ani profesními povinnostmi.
Časté otázky
Je připravená šablona povinným záznamem?
Ne. Šablona je pouze výchozí struktura pro pomocné klientské pracovní poznámky a sama neurčuje profesní ani zákonné požadavky.
Znamená použití aplikace automatický soulad s GDPR?
Ne. e‑notýsek připraví obecné informace o zpracování osobních údajů, které můžete klientovi poslat, sdílet odkazem nebo označit jako předané. Text musíte pro svou činnost zkontrolovat; vlastní dodatek je nepovinný a slouží pro specifika, která obecné informace nepokrývají. Pokud pro údaje o zdraví nebo jiné zvláštní kategorie osobních údajů používáte podporovaný postup výslovného souhlasu, můžete z karty konkrétního klienta poslat samostatnou žádost a e‑notýsek uloží klientovo rozhodnutí, odvolání a historii. Za určení účelů, právních základů, rozsahu údajů, dob uchování a splnění dalších povinností ale stále odpovídáte vy.
Jak e‑notýsek propojuje pracovní poznámky s dalšími částmi?
Klientské karty, rezervace, faktury a pomocné pracovní poznámky jsou v jednom rozhraní, ale každá část si zachovává svůj vlastní účel.
Vyzkoušejte propojenou práci s klienty
Celý e‑notýsek je po potvrzení účtu 30 dní dostupný naplno a bez závazku. Platební kartu nezadáváte.
