Nápověda
Praktické postupy pro práci v E‑Notýsku.
Vyberte téma ze seznamu, nebo začněte psát do vyhledávání. Každý návod ukazuje běžný postup krok za krokem a používá pouze ukázkové údaje.
Zobrazená témata: 14
-
Otevřete přihlašovací stránku a zadejte e-mail a heslo k účtu.
Přihlašujte se e-mailem, kterým byl účet založen. Pokud se přihlášení nepovede, zkontrolujte překlepy a zapnutou českou nebo anglickou klávesnici u hesla.
Přihlášení je vstup do účtu dodavatele. -
Po přihlášení se otevře hlavní stránka s vyhledáváním a rychlým přidáním klienta.
Hlavní stránka je rozcestník pro každodenní práci. Když si nejste jistí, kde začít, vraťte se sem a vyhledejte klienta podle údajů, které znáte.
Na hlavní stránce začíná většina práce s klienty. -
V horním menu vpravo nahoře najdete nastavení účtu, rezervace, nápovědu, podporu a odhlášení.
Menu je schované pod ikonou v horní liště, aby nezabíralo místo při práci s klienty. Po kliknutí se otevře seznam odkazů, které nepotřebujete každou minutu, ale hodí se pro správu účtu.
Menu vede na nastavení i veřejné stránky podpory.
-
Na hlavní stránce začněte psát jméno, e-mail nebo telefon do vyhledávání.
Stačí napsat jen část údaje. Vyhledávání se hodí hlavně tehdy, když máte více klientů a nechcete je ručně procházet v seznamu.
Vyhledávání najde klienta podle údajů uložených v kartě. -
Když klienta nenajdete, použijte na hlavní stránce tlačítko Nový Klient nebo modré plus u detailu klienta.
Nového klienta zakládejte až po rychlé kontrole vyhledáváním, aby nevznikly duplicitní karty stejného člověka.
Nového klienta založíte přímo z hlavní stránky. -
V detailu klienta zapněte úpravy kulatou tužkou a vyplňte jen údaje, které potřebujete, například jméno, e-mail a telefon.
E-mail a telefon vyplňte hlavně tehdy, když chcete klientovi posílat faktury nebo potvrzení rezervací. Nepovinná pole můžete nechat prázdná a doplnit je později. Pokud potřebujete kartu smazat, použijte popelnici až po kontrole potvrzovacího textu.
Tužka zapíná úpravy, plus přidává navazující položky a popelnice slouží k mazání.
-
Otevřete detail klienta z hlavní stránky nebo vyhledávání.
Detail klienta soustředí vše k jednomu člověku na jedno místo. Kulatá tužka zapíná úpravy detailu, modré plus přidává navazující položky a popelnice otevře potvrzení pro mazání.
Na detailu klienta vidíte jeho údaje i navazující položky. -
V části záznamů zvolte tlačítko + Přidat nebo použijte modré plus a vyberte nový záznam.
Záznam používejte pro konkrétní návštěvu, konzultaci nebo jinou událost u klienta. Když má klient více návštěv, každá může mít vlastní samostatný záznam.
Nový záznam se zakládá přímo u vybraného klienta. -
Tužkou zapněte úpravy a vyplňte datum, poznámky a pole podle nastavené struktury záznamů. Změny se ukládají průběžně.
Průběžné ukládání znamená, že po úpravě pole nemusíte hledat zvláštní tlačítko Uložit. I tak je dobré po dokončení záznam zkontrolovat, hlavně datum a důležité poznámky.
Pole v záznamu odpovídají struktuře záznamů ve vašem účtu.
-
Z hlavní stránky otevřete záznam klienta a najděte část pro fotky.
Fotky patří vždy k otevřenému záznamu, ne jen obecně ke klientovi. Snáz potom poznáte, ke které návštěvě nebo situaci konkrétní snímek patří.
Fotky se ukládají ke konkrétnímu záznamu. -
Tlačítkem pro přidání fotky vyberte obrázek z počítače nebo telefonu a počkejte na dokončení nahrání.
Po výběru souboru chvíli počkejte, než se nahrávání dokončí. U větších fotek z telefonu to může trvat déle podle rychlosti připojení.
Po nahrání se snímek zobrazí v galerii záznamu. -
Fotku otevřete kliknutím v galerii. Nepotřebné snímky mažte popelnicí až po kontrole potvrzení.
Před smazáním fotky se ujistěte, že ji už opravdu nepotřebujete. Mazání používejte hlavně pro omylem nahrané nebo nekvalitní snímky.
Galerie pomáhá rychle zkontrolovat uložené snímky.
-
Otevřete nastavení struktury záznamů z horního menu.
Struktura záznamů určuje, jak bude vypadat formulář u každé nové návštěvy nebo poznámky. Když si ji nastavíte dobře, později budete zapisovat rychleji a jednotněji.
Tady vyberete, jaká pole mají záznamy obsahovat. -
Vyberte připravenou variantu, nebo vytvořte vlastní strukturu od začátku.
Připravenou variantu berte jako start. Pokud některá pole nepoužíváte, můžete je později upravit ve vlastním editoru.
-
V editoru upravte sekce a pole podle toho, co si u klientů zapisujete.
Pole pojmenujte tak, aby jim rozuměl i někdo další, kdo s účtem pracuje. Krátké a jasné názvy se v záznamech čtou lépe než dlouhé interní zkratky.
Editor slouží k úpravě vlastních polí v záznamech.
-
Otevřete služby a produkty v nastavení účtu.
Katalog služeb a produktů je seznam položek, které používáte opakovaně. Díky němu nemusíte při každé faktuře znovu psát stejný název a cenu.
Katalog položek zrychlí opakované fakturování. -
Přidejte položku, například Konzultace, doplňte cenu a případně sazbu DPH podle nastavení účtu.
Název napište tak, jak ho chcete vidět na faktuře nebo v nabídce rezervací. Cenu můžete později upravit, ale u už vystavených faktur si vždy zkontrolujte, zda odpovídá aktuální domluvě s klientem.
Položku stačí vyplnit jednou a potom ji můžete vybírat z nabídky. -
Uložte služby a produkty. Uložené položky potom použijete při vystavení faktury nebo v nastavení rezervací.
Po uložení se položky nabídnou tam, kde se pracuje s cenou služby. Pokud nějakou položku v nabídce nevidíte, vraťte se sem a zkontrolujte, že je opravdu uložená.
-
U klienta zvolte přidání faktury přes + Přidat nebo modré plus, tužkou zapněte úpravy a doplňte datum, splatnost a položky. Pro opakované položky se hodí služby a produkty.
Fakturu vystavujte až u správného klienta, aby se předvyplnily jeho údaje. Položky na faktuře pak popisují, co klient platí. Pokud fakturu mažete, nejdřív si přečtěte potvrzení, hlavně u zaplacených nebo už odeslaných faktur.
Faktura se vytváří u konkrétního klienta. -
V platebních údajích mějte vyplněné číslo účtu. Na faktuře pak zkontrolujte částku, variabilní symbol a QR platbu.
QR platba se skládá z údajů na faktuře a z vašich platebních údajů. Když změníte účet nebo splatnost, zkontrolujte fakturu znovu před odesláním klientovi.
-
V textech e-mailů k fakturám upravte zprávu, kterou klient dostane s fakturou.
Šablona e-mailu se použije při odesílání faktury klientovi. Napište ji srozumitelně a stručně, aby klient věděl, co je v příloze a co má udělat.
Text e-mailu si můžete připravit před odesíláním faktur. -
Fakturu stáhněte jako PDF nebo ji odešlete e-mailem až po kontrole textu a příjemce.
Stažení PDF se hodí pro vlastní archiv nebo ruční odeslání. Odeslání e-mailem použijte, když má faktura odejít přímo klientovi z účtu.
-
Otevřete detail klienta, záznamu nebo faktury z hlavní stránky a vpravo nahoře použijte tlačítko s popelnicí.
U klienta může potvrzení upozornit i na navazující záznamy, fotky nebo faktury. Před pokračováním si proto vždy přečtěte, co se bude mazat.
Popelnice otevře potvrzení pro mazání otevřené položky. -
V potvrzení zvolte Zpět, pokud si nejste jistí, nebo Smazat, pokud chcete pokračovat.
Tlačítko Zpět zavře potvrzení bez smazání. Tlačítko Smazat použijte až ve chvíli, kdy jste si jistí vybranou položkou.
Dialog pomáhá zkontrolovat mazání před provedením. -
Fotku nejdřív otevřete z galerie a potom použijte popelnici u otevřené fotografie.
Mazání fotky má vlastní potvrzení. Když si chcete snímek jen prohlédnout, zavřete náhled křížkem a popelnici nepoužívejte.
Fotografie se maže přímo z otevřeného náhledu.
-
Otevřete finanční přehled a vyberte rok, který chcete zkontrolovat.
Finanční přehled pomáhá rychle vidět, kolik máte ve vybraném roce vystaveno, uhrazeno a neuhrazeno. Roční souhrn doplňuje blok Průměrný měsíční příjem za už započaté měsíce vybraného roku. Berte ho jako pracovní přehled z dat v účtu.
Přehled ukazuje provozní souhrn vystavených faktur. -
Zkontrolujte vystavené a nezaplacené faktury a podle potřeby doplňte ruční výdaje.
Ruční výdaje zadávejte jen tehdy, když chcete mít vedle příjmů i přibližný pohled na náklady. Když zapnete odhad odvodů, přehled ukáže i čistý průměrný příjem po odečtení orientačního odhadu. U částek si ponechte vlastní doklady mimo aplikaci podle běžných pravidel vašeho podnikání.
Výdaje doplňujete ručně podle svých podkladů. -
Export použijte jako podklad pro další kontrolu. Přehled nenahrazuje účetní ani daňovou kontrolu.
Export je vhodný pro další kontrolu nebo předání přehledu někomu, kdo vám pomáhá s administrativou. Než se na něj spolehnete, porovnejte ho s vlastní evidencí a doklady.
-
V nastavení rezervací zapněte online rezervace a vyplňte adresu stránky pro klienty.
Když rezervace zapnete, klienti uvidí veřejnou stránku a mohou si vybrat z nabídnutých termínů. Pokud rezervace jen připravujete, nejdřív si projděte služby a časy, než odkaz začnete sdílet.
Zapnutí určí, zda si klienti mohou sami vybírat termíny. -
Přidejte službu, nastavte délku návštěvy, pauzu po službě a cenu.
Délka služby říká, jak dlouhý termín se má klientovi nabídnout. Pauza po službě pomůže nechat mezi rezervacemi čas na přípravu, přesun nebo úklid.
Služby určují, co si klient na veřejné stránce vybírá. -
Nastavte dny, časy, přestávky a případně blokované časy, které klientům nechcete nabízet.
Rozvrh je základní nabídka dostupných časů. Blokované časy použijte pro výjimky, kdy jinak běžně pracujete, ale konkrétní den nebo hodinu nechcete klientům nabídnout.
Rozvrh určuje, kdy se klientům zobrazí volné termíny. -
Uložte nastavení a otevřete veřejnou rezervační stránku, abyste viděli, co uvidí klient.
Kontrola veřejné stránky vám ukáže, jestli klient uvidí správný název, popis, služby a termíny. Je to nejrychlejší způsob, jak zachytit chybu ještě před sdílením odkazu.
-
V nastavení rezervací otevřete odkaz pro klienty a zkontrolujte veřejnou stránku.
Tuhle stránku můžete poslat klientům odkazem. Klient na ní nevidí interní nastavení účtu, jen veřejné informace a termíny, které jste mu nabídli.
Veřejná stránka ukazuje klientům služby a dostupné termíny. -
V nastavení rezervací otevřete vložení na web a doplňte adresy webů, kde se mají rezervace zobrazit.
Adresy webů vyplňujte proto, aby bylo jasné, kde se rezervační formulář smí zobrazovat. Hodí se zadat běžnou adresu i variantu s www, pokud používáte obě.
Vložení na web připraví odkazy a kódy pro vlastní stránky. -
Po uložení zkopírujte připravený odkaz nebo kód a vložte ho na vlastní web podle jeho možností.
Pokud web spravuje někdo jiný, pošlete mu zkopírovaný kód i krátkou informaci, na kterou stránku ho má vložit. Samotné uložení v účtu ještě nic na vašem webu nezmění.
Kód si vložíte do administrace vlastního webu.
-
Otevřete kalendáře a vyberte Google Kalendář, Outlook nebo Apple Kalendář.
Výběr kalendáře neznamená, že se všechno propojí stejným způsobem. Google Kalendář nabízí rychlé připojení přes API, zatímco Outlook a Apple Kalendář teď používají soukromý ICS/iCal odkaz.
Kalendáře nastavujete na samostatné stránce u rezervací. -
Google Kalendář použijte pro rychlé připojení přes API, které může zapisovat nové rezervace a kontrolovat obsazené časy podle nastavení.
Po potvrzení přístupu vyberete, kam se mají zapisovat nové rezervace a které kalendáře mají blokovat volné termíny. Díky tomu se klientům nemusí nabízet čas, který už máte obsazený v připojeném Google Kalendáři.
Rychlé připojení se nastavuje přímo z účtu. -
Outlook teď přidáte přes soukromý ICS/iCal odkaz, tedy bez obousměrného propojení přes API.
Soukromý odkaz vložíte do Outlooku jako odebíraný kalendář. Outlook si potom načítá rezervace z E‑Notýsku, ale E‑Notýsek nečte zpět obsazené časy z Outlooku.
Rychlost obnovení u ICS/iCal odběru si řídí Outlook. Když se nová rezervace neobjeví hned, obvykle stačí počkat na další obnovení kalendářové aplikace.
Outlook aktuálně používá jednosměrný odběr přes soukromý odkaz. -
Soukromý odkaz pro Apple Kalendář nebo jinou iCal aplikaci vložte do kalendářové aplikace. Rychlost obnovení určuje tato aplikace.
Apple Kalendář a další iCal aplikace fungují jako odběr. Uvidíte v nich rezervace z veřejného odkazu, ale E‑Notýsek z nich nečte zpět vaše jiné události ani obsazenost.
Soukromý odkaz je určený pro kalendářovou aplikaci. -
V nastavení rezervací nastavte, kdy má klient dostat e-mail před rezervací.
Připomenutí pomáhá snížit počet zapomenutých termínů. Nastavte ho tak, aby klient dostal zprávu včas, ale ne zbytečně brzy.
Připomenutí se použijí pro nové a nově přesunuté rezervace.
-
V údajích poskytovatele zkontrolujte jméno, kontakt a fakturační údaje.
Údaje poskytovatele si projděte hlavně před vystavením prvních faktur a před sdílením rezervační stránky. Klientům se tak budou zobrazovat správné kontaktní a fakturační údaje.
Údaje poskytovatele se propisují tam, kde je aplikace potřebuje. -
V nastavení loga nahrajte jednoduchý obrázek pro vybrané výstupy.
Nejlépe funguje jednoduchý obrázek bez drobných textů. Po nahrání si zkontrolujte náhled, aby logo nebylo příliš tmavé, rozmazané nebo oříznuté.
Logo se nastavuje samostatně od textových údajů poskytovatele. -
V platebních údajích vyplňte číslo účtu, splatnost faktur a volitelnou zprávu do QR platby.
Číslo účtu a splatnost nastavte před odesíláním faktur. Když údaje změníte, zkontrolujte nejbližší vystavovanou fakturu, aby klient dostal správné instrukce k platbě.
Platební údaje se používají na fakturách a v QR platbách. -
V předplatném zkontrolujte aktuální plán a faktury za službu.
Na stránce předplatného najdete aktuální stav účtu a doklady související se službou. Hodí se sem zajít, když kontrolujete platby za používání aplikace.
Předplatné ukazuje stav používání služby.
-
Když potřebujete pomoct s konkrétním problémem, otevřete kontakt na podporu.
Podporu použijte, když něco nefunguje podle očekávání nebo nevíte, jak pokračovat. Pomůže přidat název stránky, klienta nebo nastavení, kterého se dotaz týká.
Podpora je vhodná pro konkrétní potíže při práci v účtu. -
Popište, co jste chtěli udělat, co se stalo a na jaké stránce se problém objevil.
Dobrý popis obsahuje tři části: co jste chtěli udělat, jaký výsledek jste čekali a co se místo toho stalo. Nemusíte psát technické detaily, stačí běžný popis situace.
Čím konkrétnější popis pošlete, tím lépe se dá problém dohledat. -
Nápad na zlepšení pošlete přes zpětnou vazbu. Pomůže, když přidáte příklad situace, ve které by vám změna ušetřila práci.
Zpětná vazba není hlášení urgentní chyby. Je to místo pro návrhy, co by vám v každodenní práci ušetřilo čas nebo zpřehlednilo používání aplikace.
Zpětná vazba je nejlepší místo pro nápady na úpravy.
Nic jsme nenašli.
Pokud v nápovědě chybí postup, napište přes kontakt na podporu. Nápady na zlepšení pošlete přes zpětnou vazbu.